أصبح وجود نظم المعلومات حاجة مُلحة في مختلف أعمال المنشآت والمنظمات بالتزامن مع عصر التكنولوجيا وثورتها؛ حيث احتلت نظم المعلومات مكانة مرموقة في توفير المعلومات والاحتفاظ بها والإفادة بها في جميع المجالات، وبذلك يمكن تعريف نظم المعلومات بأنّها عبارة عن منظومة تتألف من عدد من الأشخاص والسجلات والبيانات والعمليات سواء كانت يدوية أم غير يدوية؛ وتخضع البيانات والمعلومات فيها للمعالجة . 

وممكن القول إنّ نظم المعلومات هي عبارة عن جُملة من العناصر المتآلفة والمتناسقة مع بعضها تتمثل وظيفتها باستقطاب البيانات وجمعها، ومعالجتها وتخزينها لتوزيعها مرة أخرى لمن يحتاج إليها.

تحليل النظم :

يقترن مفهوم تحليل النظم بشكل مباشر بالعمليات المنظمة منطقياً وذات العلاقة بحل المشكلات الموجودة في النظام، حيث يجزئها ويفككها إلى مجموعة من العناصر سعياً لخلق علاقة تبادلية تؤثر في كافة عناصر النظام فيما بينها ومع البيئة أيضاً. من الممكن أن تلجأ الشركة إلى مُحلل النظم ليقوم بعمله في عدة حالات؛ أي أنّ تحليل النظم لا يحدث فقط عند حدوث مشكلة ما إنما يمكن استخدامه لتعظيم الأرباح، أو خفض قيمة التكلفة، كما يمكن اللجوء إليه في حال حدوث مشكلة برمجية؛ لذلك تُعرف عملية تحليل النظم بعدة مسميات ومنها دراسة النظم.

مراحل تحليل النظم :

• تحديد احتياجات ومتطلبات النظام .
• تحديد نطاق تحليل النظام.
• دراسة النظام الحالي وتحديد المشكلات والتي تتمثل بإجراء دراسات شاملة للنظام القائم
• جمع الحقائق والمعلومات ذات العلاقة بالنظام .
• تحليل تدفق المعلومات وسريانها، فيحرص محللو النظم على المرور بهذه المرحلة لغايات رصد المعلومات المطلوبة وتحديدها بالتعرف على من يحتاجها، وكيفية الحصول عليها، والهدف المرجو من الحصول عليها .
• تحليل الأنشطة وعلاقتها بالمعلومات لرصد جميع المدخلات والمخرجات اللازمة للنظام وتحليلها؛ إذ يجب على محلل النظم ضرورة التعرف على كافة المخرجات المتوقع الحصول عليها من النظام وتقويمها.
• تحديد وتوصيف دقيق للنظام المقترح يتمثل بالوصف العميق للنظام ومتطلباته.

تصميم نظم المعلومات

تلي مرحلة التحليل مرحلة مهمتها ترتيب ما لدى المحلل من أجزاء ومكوّنات ونظم فرعية وتركيبها لتشكل بمجموعها هيكلاً متكاملاً، ويشترط به أن يحقق كافة الأهداف المنشودة من النظام.
يمكن تعريف تصميم النظم بأنّه سلسلة من الممارسات والإجراءات المنظمة التي تستخدم لإعادة ترتيب العناصر المكوّنة للنظام بأسلوب يتماشى مع مصلحة النظام ويكمله، ليصار إلى تحقيق أهداف معينة.

التصميم العام للنظام:  

يعرف باسم التصميم المنطقي للنظام، حيث يحول المحلل الأهداف والمتطلبات إلى مواصفات ذات مستوى عالٍ تصل بها إلى حد الكمال، وتعتمد هذه المرحلة على اعتبار النظام عبارة عن مجموعة من التصورات والأفكار ذات صيغة منطقية وتشمل عدداً من الأنشطة هي:

• تصميم المخرجات: تقع على عاتقها مسؤولية بناء تصورات حول شكل المعلومات المراد استخدامها وحجمها، ويستوجب ضرورة رعاية كفاءة هذه التصورات بما يتماشى مع متطلبات المستفيدين منها
• تصميم المدخلات: تشمل ضرورة رصد نوع البيانات المراد إدخالها ودمجها في النظام، وتصميم استمارات خاصة تتيح فرص تلقي البيانات المتاحة للإدخال.
• تصميم المعالجة: هي مجموعة من الإجراءات والعمليات التي تخضع لها البيانات؛ ويتمثل ذلك بالفرز والتصنيف والتنظيم ليتم بعد ذلك تحويل المدخلات إلى مخرجات لديها القابلة التامة للاستخدام من قِبل المستفيد مع الحرص على تحقيق رضاه.
• تصميم قاعدة البيانات: تعمل هذه الخطوة على ملائمة البيانات المدخلة مع شاشات الإدخال شريطة أن تكون مختلفة عن شكل شاشات الإخراج ونماذج الطباعة أيضاً.

بذلك نرى ونلاحظ ونجد أن تحليل وتصميم النظام هو عبارة عن دراسة تفصيلية دقيقة ومتطورة لفهم النظام القائم القديم والوقوف على مشاكله من أجل بناء وتطوير نظام يكون أفضل منه. والنظام هو من الامور التنظيمية للحياة ولكافة الامور في الحياة فبدون الانظمة تصبح الامور عشوائية وغير منظمة ولا يمكن نجاحها ولهذا النظام طرق ووسائل لفهمه ولتحليله للحصول منه على معلومات قيمة لاتخاذ قرارات مهمة ومصيرية في الحياة ولها بالغ الاثر في سير الكون والحياة والمجتمع ومن فيها من افراد وذلك يعتمد بشكل كبير على تحليل الانظمة و فهمها بشكل واضح .