مهام السكرتير التنفيذي العمود الفقري للإدارة الناجحة
يُعد السكرتير التنفيذي من أهم العناصر الإدارية في أي مؤسسة، فهو حلقة الوصل بين الإدارة العليا وبقية الأقسام، والمسؤول الأول عن تنظيم العمل اليومي وضمان سيره بسلاسة واحترافية. ولا يقتصر دوره على الرد على المكالمات أو تنظيم المواعيد كما يعتقد البعض، بل يتعدى ذلك ليشمل مهامًا استراتيجية وإدارية دقيقة.
أولًا: تنظيم وإدارة المواعيد
من أبرز مهام السكرتير التنفيذي:
 تنسيق جدول المدير التنفيذي.
 ترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية.
 تذكير الإدارة بالمواعيد والالتزامات.
 إعداد جداول الأعمال للاجتماعات.
هذه المهمة تتطلب دقة عالية وقدرة على إدارة الوقت بكفاءة.
ثانيًا: إعداد المراسلات والتقارير
يتولى السكرتير التنفيذي:
 كتابة وصياغة الخطابات الرسمية.
 إعداد التقارير الدورية.
 تنسيق البريد الإلكتروني.
 حفظ وتنظيم الملفات والوثائق المهمة.
وهنا تظهر أهمية المهارات اللغوية والاحتراف في التعامل مع المستندات الرسمية.
ثالثًا: التنسيق والمتابعة
يقوم السكرتير التنفيذي بـ:
  متابعة تنفيذ قرارات الإدارة.
 التنسيق بين الأقسام المختلفة.
 التواصل مع العملاء أو الجهات الخارجية.
 حل المشكلات الإدارية البسيطة قبل تصعيدها.
رابعًا: حفظ السرية والمهنية
من أهم صفات السكرتير التنفيذي الحفاظ على سرية المعلومات، خاصةً أن طبيعة عمله تجعله مطلعًا على بيانات حساسة تخص المؤسسة والإدارة العليا.
المهارات المطلوبة للسكرتير التنفيذي
لكي ينجح في دوره، يحتاج السكرتير التنفيذي إلى:
 • مهارات تنظيم عالية.
 • إتقان استخدام برامج الحاسوب.
 • مهارات تواصل قوية.
 • القدرة على العمل تحت الضغط.
 • سرعة البديهة وحسن التصرف.
السكرتير التنفيذي ليس مجرد موظف إداري، بل هو عنصر أساسي في نجاح المؤسسة. فكلما كان منظمًا ومحترفًا، انعكس ذلك مباشرة على كفاءة الإدارة وسير العمل.