اعداد: أ. نبيل ابل

عندما يتعلق الأمر بإدارة المكاتب، فإننا نتحدث حقًا عن كفاءة المكتب وجميع الجوانب التي تؤثر في الأداء الفعال للعمل المكتبي. تتضمن إدارة المكتب تنسيق أنشطة المكتب والمساعدة في الحفاظ على رضا الموظفين. الكلمات الرئيسية هنا هي الكفاءة والفعالية عندما تتم إدارة العمل بشكل صحيح، يكون هناك سيطرة على أنشطة المكتب وتقليل تكاليف الشركة والموظفين السعداء والتنسيق بين جميع أنشطة المؤسسة. في هذا المقال سنغطي المحاور التالية:

• مفهوم الإدارة المكتبية
• أنواع الإدارة المكتبية
• أهمية الإدارة المكتبية
• وظائف الإدارة المكتبية الرئيسية

مفهوم الإدارة المكتبية

تتضمن إدارة المكتب تخطيط وتصميم وتنفيذ العمل في المنظمة ومكاتبها. وهذا يشمل خلق بيئة عمل مركزة، وتوجيه وتنسيق أنشطة موظفي المكتب لتحقيق أهداف العمل. يتم تقييم هذه الأنشطة وتعديلها لتحسين الكفاءة والفعالية والإنتاجية والحفاظ عليها.

ينصب التركيز في هذا التعريف على الموظفين لأن الطريق إلى مكان عمل فعال ممهد بأفراد يعملون بجد ويتم إدارتهم بكفاءة. غالبًا ما يكون مديرو المكاتب مسؤولين عن مساحة المكتب والإمدادات والميزانية المكتبية أو الإدارية وتدريب الموظفين وترتيب السفر وإدارة موظفي المنشأة الآخرين. يجب أن يفهم مدير المكتب الناجح في أي مجال سلوك واحتياجات موظفيهم، حتى يتمكنوا من تعلم أفضل طريقة لتحفيز العاملين لديهم بالحوافز المناسبة.

تُستخدم إدارة المكاتب في مجالات مختلفة، على الرغم من وجود العديد من أوجه التشابه في جميع المجالات. تحتوي كل وظيفة إدارة مكتبية على جوانب محددة تميزها عن البقية.

أنواع الإدارة المكتبية

هناك مجموعة متنوعة من وظائف إدارة المكاتب، ومع ذلك، فإن الواجبات الأساسية لهؤلاء المديرين متشابهة تمامًا. إلى جانب الإشراف على التشغيل السلس لإدارة الشركة، والتأكد من توفير الإمدادات اللازمة وأن المعدات المكتبية في حالة جيدة، يمكن لمديري المكاتب أحيانًا تعيين الموظفين وفصلهم وتدريبهم وترقيتهم. من بين أنواع الإدارة المكتبية نجد:

إدارة مكاتب الشركات

تشمل وظائف إدارة مكتب الشركة المدير في كل فرع من فروع شركة معينة. يشرف مدير المنطقة (الموجود عادة في المكتب الرئيسي) على جميع مديري الفروع الآخرين، وبالتالي فإن السفر بين مواقع فروع الشركة غالبًا ما يكون جانبًا رئيسيًا من جوانب الوظيفة. بالإضافة إلى ذلك، يخطط مديرو مكاتب الشركة مناهج تنظيمية جديدة للموارد البشرية وحملات التسويق.

إدارة المكتب الطبي

تتطلب إدارة المكتب الطبي معرفة مفصلة بالتشريح والإجراءات المخبرية، بالإضافة إلى قوانين الرعاية الصحية. يعمل مديرو المكاتب الطبية عادة في مكاتب الأطباء، حيث يشرفون على جميع المساعدين الطبيين. تشمل المسؤوليات الحاسمة الإضافية سرية المريض والتخلص المناسب من النفايات الطبية.

إدارة المكتب القانوني

تتطلب وظائف إدارة المكاتب القانونية خبرة عملية في القانون وفهمًا واسعًا للإجراءات القانونية. يشرف مديرو مكتب المحاماة على المساعدين الإداريين القانونيين للممارسة، وإدارة كشوف المرتبات، وإدارة الموارد البشرية في الشركة.

إدارة المكاتب الإفتراضية

بدلاً من العمل في شركة واحدة في كل مرة كموظف بدوام كامل، غالبًا ما يعمل مديرو المكاتب الإفتراضية في العديد من الشركات الأصغر بدوام جزئي. هذا يرجع إلى ميل الشركات الصغيرة للتعاقد على وظائف إدارة المكاتب الإفتراضية. ليس من المستغرب أن الوظائف عن بُعد من جميع المستويات آخذة في الإزدياد، وبالتالي فإن مديري المكاتب الإفتراضية يعدون خيارًا جذابًا للشركات الصغيرة التي تنمو باطراد والتي لا تتطلب مدير مكتب في الموقع بعد.

أهمية الإدارة المكتبية

من بين أهمية إدارة المكاتب نجد ما يلي أدناه:

تحقيق الأهداف

تساعد إدارة المكتب في زيادة كفاءة المكتب والتدفق السلس للعمل والحفاظ على العلاقات العامة وتقليل التكلفة وإدارة التغيير وقبول التحديات الجديدة التي تساعد في تحقيق أهداف المنظمة.

الزيادة من كفاءة المكتب

تركز إدارة المكتب على الأنشطة المكتبية وتساعد المكتب بطريقة اقتصادية. حيث تعمل على ضمان نمو الأهداف وتوفير احتياجات الموظفين وضمان حقوقهم.

التدفق السلس للعمل

تساعد إدارة المكتب في أداء أعمال مكتبية تتسم بالكفاءة والفعالية. يساعد في التخطيط السليم والسيطرة الفعالة في المكتب.

العلاقات العامة

يجب أن تكون هناك علاقة عامة جيدة للمنظمة. الغرض الرئيسي من العلاقات العامة هو جعل المنظمة تبدو جديرة بالثقة لجميع الأشخاص الذين يتعاملون معها في جميع أعمالها. يساعد في زيادة النوايا الحسنة للمنظمة.

التقليل إلى أدنى حد من التكلفة

توجه إدارة المكتب استخدام رأس المال والموارد الطبيعية والمالية والبشرية وغيرها بشكل فعال دون تسرب وإهدار مما يساعد في تقليل التكلفة.

إدارة التغيير

تساعد إدارة المكتب في تنفيذ الخطط في الوقت المناسب وبالطريقة الصحيحة. قد يكون هناك تغيير في الموارد والحاجة والتكنولوجيا والتفضيلات وما إلى ذلك مما يجعل من الضروري إحداث التغيير في الخطط. تجعل إدارة المكتب المكتب مرنًا مما يساعد على إدارة التغيير.

تحديات جديدة

في المكتب، لتحقيق الأهداف، يجب مواجهة العديد من التحديات. تساعد في تحسين نظام البحث والمعلومات. تساعد في إدارة جميع الأمور الصعبة.

وظائف الإدارة المكتبية الرئيسية

التخطيط

يعد إنشاء هيكل للمسؤوليات المطلوبة لتحقيق أهداف شركتك وظيفة أساسية لإدارة المكاتب. عندما تدرك تمامًا الأهداف قصيرة وطويلة المدى لعملك الخاص، يمكنك بعد ذلك التخطيط لنهجك لتحقيق الأهداف. التخطيط التفصيلي وتنظيم الإجتماعات هو الخطوة الأولى نحو عمليات فعالة وتسهيل التحكم.

تنظيم الموارد

يسير تنظيم الموارد جنبًا إلى جنب نحو تحقيق أهداف الشركة بالتخطيط. تشمل هذه الموارد المواد والموظفين والدعم المالي. المرحلة التالية بعد التخطيط لمديري المكاتب هي تفويض المهام، مثل تحديد المواد الضرورية وتعيين تلك المواد للموظفين المختارين. يقوم أفضل مديري المكاتب بتنسيق المهام باستمرار من أجل الحفاظ على تحرك هذه الموارد نحو الأهداف المخطط لها.

التوظيف

المسؤولية الرئيسية الأخرى لمدير المكتب هي التوظيف. يدير مديرو المكاتب التنفيذية القيادة أو التنسيق مع الموارد البشرية في جميع مسائل تعيين الموظفين والتعويضات والترقية وتقاعد المديرين المرؤوسين.

الإتصالات

يعد الإتصال الفعال، وهو عنصر أساسي في أي عملية عالية الأداء، عاملاً ضروريًا لإدارة المكاتب. إذا كان مدير المكتب غير قادر على إملاء احتياجات الشركة بشكل صحيح على موظفيها، فلن تكون الكفاءة المثلى ممكنة. هل يحتاج فريق واحد إلى مساحة اجتماعات محددة الحجم لعقد اجتماعاتهم الأسبوعية؟ هل لديهم التكنولوجيا التي يحتاجونها في هذا الفضاء ؟ تذكر أن التواصل الجيد يسير في كلا الإتجاهين. إذا كان مدير المكتب نفسه غير قادر على توضيح احتياجات شركتك، فقد تكون المشكلة أن مدير المكتب هذا ليس مناسبًا لمؤسستك.

العمل مع تكنولوجيا المعلومات

يستخدم مديرو المكاتب الحديثة التكنولوجيا كثيرًا في العمل. قد يستخدمون البرامج لأداء دورهم اليومي ويساعدون أيضًا في إدارة البرامج والتكنولوجيا للموظفين. ربما تستخدم شركتك برامج إدارة المرافق الرقمية. يعمل مديرو المكاتب أيضًا مع قسم تكنولوجيا المعلومات للتأكد من أن جميع غرف الإجتماعات تعمل بسلاسة، ويجب تدريبهم على جميع تقنيات مؤتمرات الفيديو واتصال واي فاي للموظفين والضيوف.

الدافع

عامل معقد للغاية في إدارة المكاتب، يأتي الدافع في شكلين. الدافع الذاتي والدافع الخارجي. عندما يكون لدى موظفيك دوافع ذاتية، تصبح مهمة مدير المكتب أسهل. ولكن عندما لا يكونون كذلك، فإن وظيفة إدارة المكتب هي التحفيز الخارجي. يجب أن يلبي هذا الدافع احتياجات الموظفين مع كونه تنافسيًا ومنتجًا وشاملًا. عندما تفعل الدوافع الخارجية كل هذا، سيكون لدى العاملين في مكتبك معنويات عالية وسيكونون أكثر عرضة لتحسين أدائهم.

الخلاصة

مديرو المكاتب هم بعض الأشخاص القلائل الذين يتفاعلون مع كل مستوى من مستويات الموظفين، إما بشكل افتراضي أو وجهاً لوجه كل يوم. مع استمرار الثقافات المكتبية حول العالم في التوسع والتحول، ستزداد أهمية دور مدير المكتب.