اعداد: أ.منصور المبارك

تمثل إدارة الاجتماعات جزءًا حيويًا من العمل التنظيمي في أي مؤسسة. يمكن أن تكون الاجتماعات أداة قوية لاتخاذ القرارات وتحقيق الأهداف إذا تمت إدارتها بشكل جيد. في هذا المقال، سنتناول بعض الأسس والتقنيات التي يمكن استخدامها لجعل الاجتماعات أكثر فاعلية.
1 - تحديد أهداف الاجتماع: قبل عقد أي اجتماع، يجب تحديد أهدافه بوضوح. ما هو الهدف الرئيسي للاجتماع؟ هل هو لاتخاذ قرارات معينة، مشاركة المعلومات، أو حل مشكلة محددة ؟

2- وضع جدول أعمال: قبل الاجتماع، يجب إعداد جدول أعمال يحدد الأمور التي ستتم مناقشتها والوقت المخصص لكل موضوع. هذا يساعد على تنظيم الاجتماع وضمان فعاليته.

3- مشاركة الأشخاص المناسبين: تأكد من دعوة الأشخاص الذين لديهم صلة بموضوع الاجتماع والذين يمكن أن يساهموا بشكل بناء.

4- توجيه الاجتماع بفعالية: تحتاج إلى توجيه الاجتماع بشكل جيد، وضمان اتباع الجدول أعمال. كما يجب تشجيع المشاركة الفعالة والاستماع إلى آراء جميع الأعضاء.

5- توثيق القرارات والإجراءات: بعد الانتهاء من الاجتماع، يجب توثيق القرارات والإجراءات بوضوح وشفافية.

6- متابعة الالتزام: تأكد من متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع وتقديم التقارير اللازمة.

 باستخدام هذه الأسس والتقنيات، يمكن للمؤسسات تحقيق اجتماعات أكثر فاعلية وتحقيق أهدافها بشكل أفضل. إدارة الاجتماعات تلعب دورًا حاسمًا في تعزيز التواصل واتخاذ القرارات السليمة.