اعداد: أ. عبدالهادي درويش

عند احتياج الشركة لطريقة أكثر تطورًا لتقييد عملياتها المحاسبية، وتحليل ناتج هذه العمليات تعد برامج المحاسبة هي افضل حل لذلك تكثر أسئلة مثل:

ما هي برامج المحاسبة ؟

ما هي مهام برامج المحاسبة

ما أهمية برامج المحاسبة ؟​

ما أسعار برامج المحاسبة ؟

ما أفضل برامج المحاسبة ؟

وما مميزات وعيوب برامج المحاسبة ؟

وما الفرق بين برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP؟

​والأهم بعد طرح الأسئلة، الوصول لإجابات شافية، تدعم عملية اتخاذ القرار، وتوجه الشركة إلى أفضل برنامج محاسبة يلبي احتياجاتها، دون إهدار لموارد مالية أو مجهود ناتجين عن اتخاذ قرار خاطئ، وهو ما نسعى إليه من خلال هذا المقال، مساعدتك على اتخاذ قرار شراء برنامج المحاسبة الذي لن تندم عليه.

تعريف برامج المحاسبة

برامج المحاسبة Accounting Software system تعد تحويل تكنولوجي للدفاتر المحاسبية الاعتيادية والمهام اليومية للمحاسب في صورة رقمية، تعطي نفس النتائج وتدير نفس العمليات ولكن في شكل أكثر مواكبة للعصر الحالي وأدواته التقنية.

مهام برامج المحاسبة:

لو اختصرنا كل التعقيدات التي تيسرها برامج المحاسبة، لأجملناها في أنها محاسب آلي، يقوم بكل ما يقوم به المحاسب البشري بجزء من الأتمتة مع المساعدة في إدخال البيانات وبعض الضبط فقط، ومع الوقت تزداد مساحة الأتمتة، حتى أنه من المرجح أن يأتي وقت يقوم فيه برنامج المحاسبة بإجراء كل المطلوب وحده بالاعتماد على تقنيات كالذكاء الاصطناعي ليتلاشى الدور التقليدي لوظيفة المحاسب، وإن أردنا التفصيل، دعنا نتعرف على أهم ما تقوم بها برامج المحاسبة:

إدخال القيود بصورة يدوية أو تسجيلها آليًا على النظام.

الاحتفاظ بسجلات مرتبة كبديل رقمي لدفتر اليومية ودفتر الأستاذ.

إصدار فواتير المبيعات والمشتريات.

القيام بالعمليات المحاسبية الأساسية والثانوية.

إنشاء التقارير المالية والقوائم مثل:

بيان الربح والخسارة.

قائمة التدفقات النقدية.

الميزانية العمومية.

قائمة المركز المالي.

متابعة وتدقيق جوانب المحاسبة الضريبية.

إعداد شجرة الحسابات والتعديل عليها.

التمكن من بعض الخصائص الميسرة للعمليات المحاسبية مثل:

تقسيط الفواتير.

إنشاء فواتير مرتجعة.

التحكم في تصميم وهيئة الفاتورة.

توقيع الفواتير إلكترونيًا.

تكويد المنتجات.

تضمين الفاتورة للباركود.

مراقبة وتعديل القيود (أو إنشاء القيود العكسية).

 اقرأ ايضا:أفضل 5 برامج محاسبة في السعودية - مقارنة لمعرفة الأفضل

أهمية برامج المحاسبة

استخدام برامج المحاسبة يصل إلى الفرض في بعض الأوقات، مما لا يجعل هناك مناص من استخدامه، لإصدار الفواتير الإلكترونية مثلًا أو لاستيفاء أي شروط تتعلق بالضرائب والجوانب المحاسبية في بلدك، ولكن في أحيان أخرى تكون برامج المحاسبة اختيار وقبل الشراء يتساءل أصحاب الشركة ما أهمية برامج المحاسبة؟ وهل النتيجة تستحق المجهود والتكلفة؟ وهو ما سنستعرضه سويًا:

توفير الوقت والجهد عن طريق الأتمتة

وذلك عن طريق إلقاء المهام الروتينية شديدة التكرار على الآلة وانتقاء المهام الأكثر حاجة للتركيز والإبداع للمحاسب، وهو ما يزيد الإنتاجية ويختصر الوقت، ويقلل عبء زيادة عدد الموظفين بلا حاجة.

رأس مال مستدام للشركة

البرامج المحاسبية لا تعد مصروف أو هالك، ولكن استثمار ورأس مال، ومع الوقت يكون العائد على الاستثمار في شراء برنامج محاسبي مجزي، ويزيد عن التكاليف بتوفير أرباح،

رفع كفاءة العاملين

التدريب على البرامج المحاسبية يضع موظفيك في مستوى مهني أكثر سعة، وهو ما يفتح أبواب للإبداع وحسن الإدارة واستغلال أمثل للموارد المتاحة، فالبرنامج المحاسبي يعينك على تحليل بياناتك بخير طريقة للوصول إلى تقارير ومعلومات تفيد عمليتك الإنتاجية والتسويقية بصورة مذهلة، بالاعتماد على العامل البشري ذاته.

سهولة مراجعة الأخطاء

وجود كل الملفات في مكان واحد والوصول السريع لها يسمح لك ليس فقط بمراجعة الأخطاء ولكن تلافيها من البداية أو تصحيحها إن حدثت، دون المجهود الكبير المطلوب لمراجعة الملفات الورقية.

عدم فقدان البيانات القديمة

نتيجة لتراكم الدفاتر، ونقل نظام العمل من طريقة إلى أخرى أو حتى من برنامج إلى آخر؛ تُفقد كمية هائلة من البيانات شديدة الأهمية، وتفقد القدرة على الرجوع إلى بيانات السنوات السابقة لتحليلها والخروج بموازانات وتقارير تفصيلية بصيرة، وهو ما يوفره نظام ERP السحابي الذي يضمن لك نسخ احتياطية تحفظ عليك عملك.

خلق ترابط بين كل العمليات المحاسبية

بحيث يؤثر القيد الذي تسجله في شجرة حساباتك تلقائيًا، وتنتقل فواتير المشتريات إلى المصروفات، وهكذا من التناغم الجميل الذي يجعل حساباتك أكثر قيمة وسلاسة.

جعل مهمة الرقابة المحاسبية أبسط

المراقبة على المحاسبين تعد وظيفة مستقلة يقوم بها المحاسبين ذوي الخبرة تحت مسمى المراجعة، وتسهيلها يضمن أن تتم بدقة وباستمرار للتأكد أن العمليات المحاسبية صحيحة، ولا تلاعب فيها.

سلاسة إعداد القوائم المالية

القوائم المالية تعد غاية المحاسبة المالية، وتلخيص علني لمجمل نشاط المؤسسة، لتقييم وضعها المالي، وسبقًا لها تكون التقارير اليومية والختامية هما أدوات التحليل، ومع البرامج المحاسبية يمكنك إصدار القوائم والتقارير فورًا دون أي عناء أو جهد.

الربط مع نقاط البيع

قد تكون أنظمة نقاط البيع منفصلة وتتكامل مع برامج المحاسبة أو أن تكون جزء من النظام، وتفيد نقاط البيع أو الكاشير في تجارة التجزئة السوبرماركت، وترتبط نقاط البيع POS بجهاز قارئ الباركود وتصدر إيصالات الدفع بصورة لحظية.

التجارة الإلكترونية

ربط برامج المحاسبة مع مواقع التجارة الإلكترونية أمر شائع الطلب، ويوفر الكثير من العناء على التجار، بل وييسر لهم إجراء حساباتهم بنفسهم على البرنامج دون ضرورة اللجوء لمحاسب.

تخصيص النظام المحاسبي طبقًا لمجال العمل

والمتعارف عليه فيه، كإصدار مستخلصات المقاولات أو تضمين الأكواد الدوائية للفواتير، أو المحاسبة على المنتج النهائي مع الاعتبار للتكاليف والمواد الخام الداخلة في دورة التصنيع.

ما أنواع برامج المحاسبة؟ وما أفضلهم؟

برامج سطح مكتب Desktop

أو برامج تعتمد على السحابة وتحتاج الانترنت Cloud Based

 ومع تزايد مشكلات التخزين وارتفاع تكلفة برامج سطح المكتب، وعدم قدرتها على الاتصال بأي جهاز في أي مكان خارج الأجهزة التي تم تثبيت النظام عليها، تزايد الإقبال على برامج المحاسبة السحابية.

وتتميز هذه البرامج بفكرة الاشتراك الشهري الذي يعد في متناول الشركات الصغيرة والمتوسطة كما الشركات الكبيرة، وسهلة التحديث، سريعة التوافق مع المتطلبات الخارجية كالربط مع الجهات الحكومية أو التكامل مع غيرها من البرامج من خلال واجهة المستخدم API ونظرًا لهذه المميزات ستكون برامج المحاسبة السحابية محور حديثنا خلال هذا المقال.