هذه بعض النصائح التي تساعد السكرتير في أداء اعماله المكتبيه بطريقه صحيحه

اعداد: أ. خالد نزال الرشيدي

1- على السكرتير ان يراجع اعماله بشكل يومي قبل بداية العمل واثناء العمل وحين الانتهاء من العمل وان يتأكد من الاعمال المنجزه وكذلك الاعمال التي لم يتمكن من إنجازها.

2- على السكرتير ان بتأكد من الاعمال الملقاه عليه والمهام مرتين او ثلاث عن كل مهمه يقوم بها وترك إشارات مرجعيه له سواء كانت هذه الاعمال ورقيه او اكترونيه او رسائل او إعلانات .

3- على السكرتير ان لا يتردد في السؤال عما لا يعلم به واذا لم يحصل على الاجابه ان لا يقم بهذا العمل وان يرفع المسئوليه عنه .

4- على السكرتير ان يتأكد من المحافظة على سرية أعماله وعدم إطلاع أشخاص من داخل أو خارج الاداره علي أي معلومات مهما كانت بسيطة إلا بتوجيه أو توصية من الإدارة.

5- على السكرتير ان يتأكد من وجود أوراق الملاحظات اللاصقة على طاولته دائماً، فهي تساعده في استرجاع المعلومات والتذكر.

6- على السكرتير ان يستخدم التنبيهات المتوفرة في الهاتف المحمول او الحاسوب للتذكير له في اعماله .

7- على السكرتير حين يتعرض للنقد ان يتقبل هذا النقد برحابة صدر وان يدون هذه الملاحظات من النقد والاستفاده منها ومعالجتها وتجاوزها في المستقبل .

8- إذا تعرض السكرتير للاستفزاز أثناء أداء العمل عليه ان يأخذ خذ نفساً عميقاً وان يترك المكتب لبضع دقائق، وان لا يعمل وهو غاضب لأن ذلك سيجعله يقع في الأخطاء.

9- على السكرتير ان ينفذ الأعمال في موعدها، لأن كل تأجيل يعني ضغطاً إضافياً يؤثر على سير العمل وعلى راحته .

10- على السكرتير ان يجعل التميز بالعمل هدفاً بحد ذاته.

11- على السكرتير ان يكون دقيقاً في أعماله.

12- على السكرتير ان يلتزم بالمواعيد قدر الممكن.

13- على السكرتير ان يحاول أن يقوم بأعماله بطريقة غير تقليدية.

أخيراً.... عندما يكون إتقان العمل هدفاً عند السكرتير سيشعر بالراحة والرضى مع كل مهمة ينجزها بشكل صحيح، وسينسى الشعور بالاستياء من العمل.