كيف أصبح سكرتيرة ناجحة |
| كيف أصبح سكرتيرة ناجحة |
  
|
 التدريب |
| أضيف بواسطة Moiasq |
إعداد: أ. مها الرخيص نشأة السكرتارية تعتبر أعمال السكرتارية من الوظائف القديمة، وكانت تقتصر في الماضي على حفظ الأسرار، وشروط قبول الموظف اعتمدت بشكل رئيسي على قدرته على القراءة والكتابة، والتميّز بالأخلاق والأمانة، أمّا مصطلح سكرتارية فهو مأخوذ عن الكلمة الإنجليزيّة (Secretary)، مأخوذة من مصطلح (Secret) ومعناه السر، وارتبط تطور هذه الوظيفة بالثورة الصناعيّة في أوروبا، فظهرت العديد من المعدات والأجهزة المكتبيّة التي قدّمت المساعدة في أعمال السكرتارية؛ مما ساهم في تعزيز وجود هذه الوظيفة في مجالات العمل المختلفة. السكرتارية هي الوظيفة المرتبطة بمسؤولية مترتبة على فرد يعمل ضمن شركة أو جمعية أو مؤسسة، ويهتم بمتابعة الشؤون الإداريّة المكلّف بها، مثل حفظ الملفات، وكتابة البيانات، والقيام بالأعمال المكتبيّة. أصبحت وظيفة السكرتارية لا غنى عنها في جميع الشركات ضمن مخططها التنظيمي، وتعتمد هذه الوظيفة على تميّز الموظف بمجموعة من المهارات، والقدرة على تطبيق المهام الإداريّة والوظيفيّة الخاصة بها. مهارات السكرتارية إنّ العمل في مجال السكرتارية يتطلب المهارات الآتية: - استخدام مهارات الاتصال الكتابيّة واللفظيّة بطريقة جيّدة. - امتلاك مهارة الدقة في متابعة الأعمال المكتبيّة. - القدرة على استخدام لغة العلم والإدارة في التحرير والكتابة، وهي اللغة الإنجليزيّة. - الحرص على تطبيق مسؤوليات العمل، مثل تهيئة وإعداد الوثائق، واستخدام المحتوى الرقمي على شبكة الإنترنت. - التميز بالقدرة على التنظيم؛ أيّ تحقيق التوازن بين مجموعة من المهام مثل الاجتماعات والفعاليات، وغيرها من الوظائف الأخرى التي تحتاج إلى ربطها بجدول زمنيّ محدّد. مهام السكرتارية يُطلب من السكرتيرة تطبيق العديد من المهام، التي تُعدّ في نطاق عملها السكرتارية، وهي: - استلام وتصنيف البريد اليومي، وتسجيل صادره ووارده، ثمّ عرضه على الإدارة أو القسم الخاص فيه، والاحتفاظ بنسخة منه للرجوع إليها عند الحاجة. - إعداد وكتابة التعليمات والقرارات وغيرها من الأمور الإداريّة، والتي تصدر بموجب توجيهات من الإدارة أو الأقسام الداخليّة والخارجيّة، ثمّ متابعة طريقة إرسالها سواءً أكانت بالبريد العادي، أم الإلكتروني، أم الفاكس، أم أي وسيلة اتصال أخرى. - تقديم ملخّص للإدارة عن أخبار الصحف اليوميّة الورقيّة والإلكترونيّة، والحرص على الحصول على الأخبار الصحفيّة التي تتضمن أيّ معلومات تتعلّق بطبيعة عمل الشركة. - تحديد وتسجيل وتبديل وإلغاء مواعيد الاجتماعات، أو الزيارات، أو المقابلات الخاصة في الإدارة، سواءً التي تتمُّ داخل مبنى الشركة مع الموظفين أو الأفراد من خارجها، أو الاجتماعات الخارجيّة مثل المؤتمرات. - التعامل مع الاتصالات الهاتفيّة، وتحويلها إلى المدير أو الشخص المسؤول وفقاً للتعليمات المتّفق عليها مسبقاً، والحرص على إعداد دليل ودفتر عناوين يحتوي على مجموعة من المعلومات، حول أرقام هواتف المتّصلين الدائمين، وعناوينهم البريديّة الإلكترونيّة. - القيام بكافة المهام العامة المترتبة على عمل السكرتارية، مثل استخدام الحاسوب، والطباعة، وتصوير الوثائق، والنسخ، وتصميم الجداول وغيرها. |
| المشاهدات 4541 تاريخ الإضافة 2019/04/02 آخر تحديث 2025/01/14 - 17:51 رقم المحتوى 116 |
أخبار مشابهة
